Det finns få ord i företagsvärlden som väcker lika mycket oro som kontrollbalansräkning. För många företagare känns begreppet synonymt med konkurs eller ett personligt misslyckande, men så behöver det inte vara. Tvärtom bör du betrakta kontrollbalansräkningen som ett lagstadgat skyddsnät och en strategisk möjlighet. Den är utformad för att varna dig i tid, synliggöra dolda värden och viktigast av allt: skydda din privata ekonomi.
I den här guiden går vi igenom exakt när den måste upprättas, hur processen fungerar och hur du kan använda den som ett verktyg för att rädda bolaget.
Varningsklockan: När måste du agera?
Att driva företag innebär alltid toppar och dalar, men när dalarna blir djupa och förlusterna börjar äta upp företagets buffert ringer varningsklockorna i aktiebolagslagen. Grundregeln är enkel men strikt: om det finns skäl att anta att bolagets egna kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet, måste styrelsen agera genast. För ett bolag med 25 000 kronor i aktiekapital går alltså den kritiska gränsen vid 12 500 kronor. Kravet gäller vid blotta misstanken, och att blunda för verkligheten i detta läge är det farligaste du kan göra.
Det finns dock ytterligare en situation som utlöser kravet, som är lätt att missa. Om Kronofogden genomför ett utmätningsförsök hos bolaget som misslyckas, det vill säga att det saknas tillgångar för att betala skulden fullt ut, uppstår en omedelbar skyldighet att upprätta en kontrollbalansräkning. Oavsett om det handlar om kapitalbrist eller misslyckad utmätning är snabb handling ditt främsta skydd.
Vad skiljer en kontrollbalansräkning från ett vanligt bokslut?
Det här är punkten där hotet kan vändas till en möjlighet. I din vanliga bokföring gäller försiktighetsprincipen, vilket ofta innebär att tillgångar är lågt värderade. I en kontrollbalansräkning är syftet istället att se bolagets ”verkliga” värde och betalningsförmåga (solvens). Här får du en laglig möjlighet att frångå bokföringsprinciperna och värdera tillgångarna till nettoförsäljningsvärdet, alltså marknadsvärdet minus försäljningskostnader.
Detta fungerar som ett verktyg för att hitta dolda värden i bolaget. Det kan handla om maskiner som är bokföringsmässigt avskrivna till noll men har ett högt andrahandsvärde, eller immateriella tillgångar som patent och varumärken som inte syns i balansräkningen. Även lagret kan värderas upp genom att eliminera schablonmässiga inkuransavdrag, och obeskattade reserver (som periodiseringsfonder) får räknas in i det egna kapitalet.
En korrekt upprättad kontrollbalansräkning blir därmed mer än bara en varningssignal; den blir ett strategiskt beslutsunderlag. Visar den att bolaget faktiskt är solvent kan handlingen vara avgörande för att få ett företagslån beviljat eller behålla förtroendet hos leverantörer. Men kom ihåg: om du värderar upp tillgångar måste du kunna bevisa värdena för en revisor eller vid en rättslig prövning. Du måste även ta upp dolda skulder, exempelvis sannolika skadeståndskrav. Om bolaget har en revisor måste kontrollbalansräkningen granskas av denne för att vara giltig.
Den kritiska tidslinjen – från upptäckt till lösning
När kontrollbalansräkningen visar röda siffror måste styrelsen snarast kalla till en första kontrollstämma. Här lägger ni korten på bordet. Om stämman beslutar att driva bolaget vidare får ni en så kallad återställningsfrist på åtta månader. Se inte detta enbart som en nedräkning mot konkurs, utan som en lagstadgad ”time-out” för att få ordning på ekonomin.
Det är under denna frist som styrelsen får en chans att genomföra nödvändiga omstruktureringar utan att behöva likvidera bolaget direkt. Målet är att återställa hela aktiekapitalet. När de åtta månaderna har gått ska en ny kontrollbalansräkning upprättas och en andra kontrollstämma hållas. Har ni lyckats återställa kapitalet kan ni andas ut och driva bolaget vidare. Har ni inte lyckats måste bolaget begäras i likvidation, annars inträder personligt ansvar.
Det personliga ansvaret – varför slarv kan kosta dig allt
Hela syftet med aktiebolag som bolagsform är att skapa en trygghet för ägarna, men reglerna kring kontrollbalansräkning är undantaget. Om styrelsen underlåter att upprätta handlingen i tid, eller driver bolaget vidare efter tidsfristen utan att kapitalet är återställt, hävs ”bolagsslöjan”. Då blir styrelsen solidariskt ansvarig för bolagets nya skulder.
Det finns dock en positiv sida av detta strikta regelverk. Kontrollbalansräkningen fungerar nämligen som ett skydd för dig som sitter i styrelsen. Om bolaget mot förmodan skulle gå i konkurs i framtiden, fungerar en korrekt hanterad process som ett bevis på att ni agerat ansvarsfullt och följt lagens krav. Har du gjort pappersarbetet rätt är din privata ekonomi skyddad, vilket ger en enorm trygghet i stormiga tider.
Så kan du rädda bolaget i praktiken
Att återställa aktiekapitalet handlar om att få in tillgångar eller minska skulder. Den absolut vanligaste lösningen är ett aktieägartillskott, där ägarna skjuter till pengar (villkorat eller ovillkorat). Andra vägar kan vara att sälja av tillgångar som nu värderats till sitt verkliga värde, eller förhandla om ackord med fordringsägare.
Vanliga frågor och svar (FAQ)
När ska man göra en kontrollbalansräkning?
Vid misstanke om att halva aktiekapitalet är förbrukat, eller om ett utmätningsförsök hos Kronofogden misslyckats och visat att tillgångar saknas.
Måste en revisor granska den?
Ja, om bolaget har en vald revisor är granskning ett krav för att handlingen ska vara giltig. Saknas revisor bör du ändå ta hjälp av en expert för att säkerställa att värderingarna håller juridiskt.
Vad är ett villkorat aktieägartillskott?
Ett sätt att skjuta till pengar för att rädda kapitalet, med villkoret att bolaget ska betala tillbaka pengarna till ägaren den dag ekonomin tillåter det.
Vad händer om jag missar tidsgränsen på 8 månader?
Om kapitalet inte är återställt vid den andra kontrollstämman måste bolaget likvideras. Görs inte detta blir styrelsen personligt ansvarig för skulderna som uppkommer därefter.
Kan man värdera upp vad som helst?
Nej. Du får värdera tillgångar (exempelvis fastigheter, patent eller lager) till nettoförsäljningsvärdet. Du får inte ta upp fantasivärden eller ”luft”.
