När räkenskapsåret börjar lida mot sitt slut är det ett ord som dyker upp i huvudet på de flesta företagare: bokslut. För vissa innebär det en administrativ huvudvärk, men hanterat på rätt sätt är det snarare en ovärderlig hälsokontroll av din verksamhet. I den här guiden går vi igenom vad ett bokslut egentligen innebär, hur processen går till och varför det är avgörande för ditt företags framtid.
Att upprätta ett bokslut handlar i grund och botten om att stänga böckerna för året. Det är den tidpunkt då vi slutar att bara titta på enskilda verifikationer och istället sammanställer helheten för att se hur det faktiskt har gått. Oavsett om du driver en enskild firma eller ett aktiebolag är syftet detsamma: att fastställa resultatet och redovisa företagets ställning. Men vägen dit kan se lite olika ut beroende på formen på ditt bolag.
Skillnaden mellan årsbokslut och årsredovisning
Det är vanligt att begreppen blandas ihop, men rent juridiskt är skillnaden viktig. Driver du en enskild firma upprättar du oftast ett årsbokslut. Om din omsättning är under tre miljoner kronor kan du dessutom använda dig av ett så kallat förenklat årsbokslut, vilket, precis som namnet antyder, kräver mindre administration.
För dig som driver aktiebolag är kraven högre. Här måste en årsredovisning upprättas och skickas in till Bolagsverket. Till skillnad från årsbokslutet i en enskild firma blir årsredovisningen en offentlig handling som vem som helst kan ta del av. Det innebär att dina siffror blir synliga för såväl konkurrenter som leverantörer och kunder, vilket gör att många företagare väljer att ta hjälp för att det inte ska bli något fel.
Förberedelser och avstämning är nyckeln
Ett framgångsrikt bokslutsarbete börjar långt innan du sätter dig med själva siffrorna. Processen inleds med att säkerställa att löpande bokföring är komplett. Har alla kundfakturor skickats? Finns det kvitton för alla utlägg? Det kan låta tjatigt, men underlag som fattas är en av de vanligaste orsakerna till att bokslutet drar ut på tiden.
När grundmaterialet är på plats börjar det som kallas för avstämning. Det är här förstoringsglaset åker fram och noggrannhet är av största vikt. Du måste kontrollera att saldot på dina bokföringskonton stämmer överens med verkligheten.
Periodiseringar ger en rättvisande bild
En av de viktigaste principerna inom redovisning är periodisering. Bokföringsmässigt ska intäkter och kostnader redovisas det år de faktiskt hör till, oavsett när betalningen sker. Det handlar om att ge en rättvisande bild av företagets lönsamhet.
Tänk dig att du i december betalar hyran för januari. Även om pengarna lämnar kontot år 1, är det en kostnad som hör till år 2. Därför måste denna kostnad lyftas ut ur resultatet för år 1 och läggas som en förutbetald kostnad i balansräkningen. Samma sak gäller om du fakturerar för ett arbete du gjort, men som kunden betalar först nästa år. Utan korrekta periodiseringar blir resultatet skevt, vilket kan leda till att du betalar fel skatt eller tar ut felaktig utdelning.
Valet av regelverk: K2 eller K3?
För mindre aktiebolag dyker ofta frågan upp om man ska följa K2- eller K3-regelverket. Enkelt förklarat är K2 ett schablonbaserat regelverk som är framtaget för att vara enkelt att följa. Det kräver mindre administration och färre noter i årsredovisningen, vilket gör det till det naturliga valet för de flesta mindre bolag.
K3 är huvudregelverket och detta blir obligatoriskt först när bolaget klassas som ett större företag enligt lag. Det inträffar om ni under de två senaste åren har överskridit mer än ett av gränsvärdena: 50 anställda, 40 miljoner kronor i balansomslutning eller 80 miljoner kronor i nettoomsättning. För mindre bolag är K3 valfritt, men det kan ge en mer rättvisande bild vid komplexa tillgångar. Är du osäker är K2 oftast det tryggaste valet, men det är klokt att rådfråga en redovisningskonsult för att se vad som passar bäst.
Bokslutet bygger ditt företags förtroende
Det är lätt att se årsredovisningen enbart som ett krav från Skatteverket, men det är också ditt viktigaste dokument för att bygga förtroende. När du ansöker om lån, förhandlar med leverantörer eller om du en dag vill sälja bolaget, är det årsredovisningen som granskas. Ett väl genomarbetat bokslut utan anmärkningar signalerar ordning och reda, vilket kan höja ditt företags förtroende.
Avslutningsvis, kom ihåg att digitaliseringen har gjort processen smidigare. Idag rekommenderas alla aktiebolag att lämna in årsredovisningen digitalt. Det minskar risken för fel, förkortar handläggningstiderna hos Bolagsverket och säkerställer att ingen pappersexercis kommer bort på vägen.
När är det läge att anlita en expert?
Att göra bokslutet på egen hand är fullt möjligt, särskilt med dagens digitala verktyg. Men i takt med att företaget växer ökar ofta komplexiteten. Att ta hjälp av en redovisningskonsult vid bokslutet kan vara en billig försäkring för att slippa fel som kan kosta pengar i efterhand. Vi på Studac har koll på de senaste skattereglerna, avdragsmöjligheterna och ser till att allt blir rätt från början. Det frigör dessutom tid för dig att fokusera på det du är bäst på – att driva din verksamhet framåt.
Vanliga frågor och svar
När måste bokslutet vara klart?
För aktiebolag ska årsredovisningen vara inlämnad till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut, annars tillkommer förseningsavgifter. Enskilda firmor redovisar bokslutet i samband med inkomstdeklarationen, normalt i början av maj.
Måste jag ha en revisor?
Nej, de flesta små aktiebolag har inte längre revisorskrav. Om du inte når upp till gränsvärdena för omsättning, balansomslutning och antal anställda kan du välja bort revision, men du måste fortfarande göra en årsredovisning.
Vad händer om bokföringen inte stämmer med banken?
Då måste du felsöka. Du får inte stänga året med en differens; gå igenom kontoutdraget transaktion för transaktion tills du hittar vad som saknas eller bokförts dubbelt.
Kan jag göra bokslutet själv?
Ja, det är tillåtet, men det kan vara klokt att låta en expert göra en sista koll för att säkerställa att alla lagkrav följs.
Vad är en periodiseringsfond?
Det är ett sätt att skjuta upp beskattning av vinst till senare år. Du kan sätta av en del av vinsten till fonden för att jämna ut resultatet mellan bra och sämre år.
Vad händer om jag lämnar in för sent och vad kostar det?
Det blir dyrt direkt. För Aktiebolag är förseningsavgiften 5 000 kr hos Bolagsverket om årsredovisningen är en dag sen (och kan stiga upp till 20 000 kr). För Enskild firma debiterar Skatteverket 1 250 kr om deklarationen är sen.
