Bokföringsprogram eller redovisningsbyrå - vad passar dig?

En av de första frågorna du ställer dig när du startar ett företag är hur du ska hantera bokföringen. Och ganska snabbt hamnar du inför ett val som ingen riktigt förklarar ordentligt: ska du betala för ett bokföringsprogram och sköta det själv, eller ska du anlita en redovisningsbyrå som tar hand om det åt dig?

Det är inte samma sak. Och vilket alternativ som passar dig beror inte på priset, utan på hur du faktiskt vill arbeta.

Den centrala frågan är inte ”vad kostar det?”. Det handlar mer om hur mycket tid du är villig att spendera på det, och hur mycket kunskap du besitter sedan innan.
Den här artikeln hjälper dig att reda ut vilket arbetssätt som faktiskt matchar din vardag och dina ambitioner som företagare bäst.

Vad ett bokföringsprogram faktiskt gör (och inte gör)

Ett bokföringsprogram är ett verktyg. Ett bra sådant, men ändå ett verktyg. Det hjälper dig att registrera transaktioner, koppla ihop din bank, skicka fakturor och sammanställa underlag för moms och deklarationer.

Det som programmet inte gör är att ta ansvar. Det påminner dig inte om att du bokfört fel. Det frågar inte om du tänkt på att det är dags att stänga räkenskapsåret. Det ringer inte när du missar en deadline hos Skatteverket.

Vad du faktiskt behöver kunna

För att använda ett bokföringsprogram på ett korrekt sätt behöver du förstå grunderna i:

• Hur moms fungerar och när olika momssatser gäller
• Skillnaden mellan kostnads- och balansräkning
• Hur löner, arbetsgivaravgifter och AGI-deklarationer hänger ihop
• Vad som krävs för ett korrekt bokslut och en årsredovisning

Det är inte raketforskning, men det är heller inte ingenting. Och det är tid du lägger på något som inte direkt bidrar till din verksamhet.

Ett bokföringsprogram passar dig som har tid, intresse och grundläggande förståelse för ekonomi, och som ser administration som en del av att driva företag.

Vad en redovisningsbyrå faktiskt gör (och inte gör)

En redovisningsbyrå tar hand om jobbet. Du behöver inte förstå hur det fungerar, du behöver bara se till att byrån har det underlag den behöver, kvitton, bankutdrag, fakturor, och sedan sköter de resten.

Det innebär att du slipper:

• Hålla koll på momsperioder och inlämningsdeadlines
• Räkna ut löner, arbetsgivaravgifter och nettolön manuellt
• Upprätta bokslut och årsredovisning på egen hand
• Undra om du gjort rätt

Vad du fortfarande behöver göra

En byrå är inte en trollformel. Du behöver fortfarande leverera underlag i tid, svara på frågor och hålla ordning på dina kvitton och fakturor. Ju bättre ordning du har, desto smidigare går det.

Men skillnaden är fundamental: du delegerar ansvaret. Det är byrån som ser till att allt lämnas in korrekt och i tid, inte du.

Vanlig missuppfattning: Många tror att en redovisningsbyrå bara är för stora företag. I verkligheten är det ofta de minsta företagarna, de som har minst tid och minst ekonomibakgrund, som har mest att vinna på att anlita en byrå.

Vad kostar det egentligen?

Prisjämförelsen ser enkel ut på ytan: ett bokföringsprogram kostar kanske 200-500 kr/mån, en redovisningsbyrå mer. Men det är en vilseledande bild.

Det du inte räknar in när du väljer ett program är din egen tid.

Den dolda kostnaden för att göra det själv

Tänk dig att du lägger 3-5 timmar i månaden på bokföring, lönehantering och administration. Det är en försiktig uppskattning för ett litet aktiebolag. Värderar du din tid till 500 kr/timme, vilket är lågt för de flesta företagare, landar den dolda kostnaden på 1 500-2 500 kr/mån.

Lägg till det faktum att fel i bokföringen kan kosta ännu mer: skattetillägg, förseningsavgifter och i värsta fall omarbetning av hela räkenskapsår:

Vilket alternativ passar dig?

Det finns inget universellt rätt svar. Men de flesta företagare vi pratar med faller ganska tydligt i ett av två läger baserat på hur de vill fördela sin tid mellan administration och verksamhet.

Att sköta bokföringen helt själv passar dig om du:

• Har ekonomiintresse: Du har en bakgrund inom ekonomi eller trivs helt enkelt med att navigera i siffror och system på egen hand.
• Har en enkel ekonomi: Du driver en verksamhet med få och förutsägbara transaktioner.
• Vill ha detaljkontroll: Du är beredd att lägga den tid som krävs för att lära dig bokföringsprogrammet utan och innan och sköta varje registrering själv.
• Håller dig uppdaterad: Du har utrymmet att bevaka när regler, lagar och skattesatser förändras.

Att kombinera programmet med en redovisningsbyrå passar dig om du:

• Prioriterar din kärnverksamhet: Du vill lägga din energi på det som faktiskt driver ditt företag framåt och låta experter sköta det praktiska arbetet i programmet.
• Växer eller har komplexitet: Du driver ett aktiebolag, har anställda eller en ekonomi som kräver mer än bara basfunktioner.
• Söker trygghet och avlastning: Du vill veta att allt blir rätt från början utan att du behöver kontrollera varje steg, men vill samtidigt ha full insyn via din egen programlicens.
• Vill ha en expert som bollplank: Du värdesätter att ha en personlig kontakt som känner din ekonomi och kan svara på frågor när de dyker upp.

Oavsett bransch är logiken densamma: din tid är din mest värdefulla resurs. Varje timme du lägger på att administrera bokföring är en timme du inte lägger på att utveckla din verksamhet, träffa kunder eller öka din lönsamhet.

Hur vi jobbar på Studac

Vi är en redovisningsbyrå med bas i Uppsala som arbetar med företagare och entreprenörer över hela Sverige. Vi sköter löpande bokföring, lönehantering, moms, deklarationer och bokslut, till ett fast pris anpassat efter ditt företags behov. Du vet vad du betalar, och du vet vad du får.

Vill du veta vad det skulle kosta för just ditt företag? Hör av dig till oss så tar vi en kostnadsfri genomgång och ger dig ett konkret prisförslag.